采购预付款审批流程步骤(汇总两篇)
采购预付款的操作流程是怎样的,采购预付款有哪些相关的手续是值得关注的。以下是百文网小编为大家整理的关于采购预付款审批流程,给大家作为参考,欢迎阅读!
预付账款一般适用于什么的采购
采购过程当中需要预付账款的有以下几种情况:
1.工程类采购,无论是大型工程还是小型工程,预付账款是必须的;
2.产品是定制的,因为采购的时候很多是根据自己公司的需要定制的产品,这个产品并不是常规的产品,对方是根据你得跟需求重新进行设计的,这个是需要预付账款;
3.卖方市场占主导,也就是说,我们采购的这个产品市场上非常非常的少,就在卖房这里面有其他地方没有,那卖方具有一定的唯一性,你只有从他这里购买,正常都会收取预付账款;
4.还有一点和上面一点比较相似,虽然这个产品不是唯一性,但是每个品牌在各个地方都有地方保护主义,在当地有一定的垄断作用,对方会要求预付款;
5.采购物品金额比较大,为了彼此交易安全,或者卖方会考虑到你的账期问题,需要预付款;
6.供应商不在当地在外地,那么供应商不会在没有任何预付款的情况下就给你发货的,长期合作也许不会,但是第一次合作绝对是需要预付款的甚至全款;
7.供应商在外地,货物需要从外地发到这边来,因为物流问题,运输时间是没有办法明确的,而且在运输过程当中是否会出现损坏这个也是无法估计的,正常都要预付款。
采购预付款审批流程相关
采购预付款审批流程
第一步:采购提出预付款申请。
采购员在遇到需要预付款的时候,会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统,没有跟进销存系统进行结合。所以,这个预付款申请的话,需要采购手动提出。
一般采购员会填写一张预付款申请单,有相关领导签字确认以后,拿到财务,让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候,在系统中输入相关的单据内容,并进行付款。
在系统中操作的时候,要注意两个问题。
一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行区别,在财务管理系统中,一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据,即“预付款单据”。这个单据跟其他单据的区别在于,系统在开立普通付款单的时候,会去查询这个预付款单据,看看有没有未结账的预付款单,若有的话,则会提示用户。其实,从财务管理上来说,预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产,而不是负债。所以,无论从实际操作上来考虑,还是从财务理论上来说,把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统,在单据上不做区别,但是,会有一个付款类型字段来进行分类。道理也是一样的。
二是最好在注明具体的采购定单号。因为财务管理系统没有跟其他的系统相关联,所以,预付款单只能够财务部门自己开立。在这开立的过程中,要注意写明具体的采购定单号码。这主要是为了后续冲销作业的方便。因为在冲销的过程中,一般都是要对应到具体的采购定单上,而不是只要供应商对,什么采购定单都可以冲销的。若在这里注明采购定单的话,那在冲销业务的时候,就可以一目了然的知道,这张预付款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时候,就会非常的方便。
最后,还要注意一点,就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候,这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一般不能手工维护,而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。
第二步:付款单录入。
到了实际付款的时候,采购人员在填写付款申请的时候,一般会提交多张单据。如公司采购单、公司收货单、供应商发票。若有预付款单的话,也会附上预付款单据。这里要注意一点,就是发票的问题。现在大部分企业的操作习惯是,供应商在收到预付款的时候一般不开发票,而是要等到货款结清的话,一次性开发票。当然,具体如何操作,还是要企业跟供应商之间进行协商。若有多张发票的时候,为了后续稽核的方便,则要在发票管理中或者付款单中输入多张发票号码。