商务活动中的电话礼仪常识和规范(合集2篇)
在商务活动中,打电话是非常常见的沟通方式,下面就让百文网小编给大家介绍的商务活动中的电话礼仪知识。
商务活动中的电话礼仪规范
一、接听电话前
准备记录工具。
当对方有重要的信息留下来的时候,能在第一时间记录,避免对方等待,体现专业性。
停止一切不必要的动作。
不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是失礼的。
使用正确的姿势。
如果你姿势不正确,不小心电话从你手中滑下来,或掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。
带着微笑迅速接起电话。
让对方在电话中感受到你的热情和阳光。
二、接听电话
三声之内接起电话。
注意接听电话的语调、语速;
注意接听电话的措辞,避免用不礼貌的语言表达方式;
注意接听电话的环境,避免过于嘈杂,导致听不清楚让对方不断重复;
当听到对方的谈话内容很长时,应有所反应,如“是的、好的”,表示你在听。
主动问候,自报家门介绍自己。
如果想知道对方是谁,应委婉的表达,如“请问怎么称呼您?”。
感谢对方来电,并礼貌地结束电话。
建议沟通过程中多称呼对方,表示对对方尊重。
三、挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时,一般应让尊者先挂,或打电话的一方提出,然后彼此客气地道别, 说一声“再见”,等对方先挂电话然后再挂。
四、讲究艺术
嘴和话筒保持4厘米左右的距离,要把耳朵贴近话筒。
一定要面带笑容。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。
打、接电话的时候口中不能有东西。不能叼着香烟、嚼着口香糖。说话时,注意语速语调,吐词清晰,保证对方能听明白。
左手接听。便于随时记录有用信息。
商务活动中的电话礼仪常识
电话中的称谓:询问对方的姓名时应该说:“请问您贵姓?”,不能直接问“你叫什么名字?”。如果对方告诉你他的姓名,应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周知,姓名就是一个人的代表符号,对姓名的重视可以暗示对他的尊重,同时可以避免产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名,在随后的称谓中也不要直呼其名,尽量使用“姓+职务”的称呼方式,或者说××先生、××女士。
措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅,避免俚语或者不礼貌的语言。
声音的把握。有研究显示,当你与别人交流时,你说话的内容对别人的影响占20%,而你的声音对别人的感染力占到80%。因此,声音的作用不可小觑。在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏,如果对方语速过快,你可以比他稍慢一点,反之,如果对方说话很慢,你可以比他稍快一点,两种情况都保持差距不太大。如果两个人说话节奏相差很大,双方都会感觉到不和谐,会影响双方的愉快沟通;总之,声音的把握能够经营电话交流的感觉,传递你积极、镇定的工作风格。
微笑的魅力。不要以为电话另一端的人看不见你,就不必在意自己的表情。其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言,即便那样,你的声音也是干涩的,毫无感染力可言。微笑不只是表情,而是一种美好的感觉,在电话里看不到但是感觉的到!
你的情绪和身体姿态。如果你趴在办公桌上接电话,声音会显得闷而不畅,会给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话,对方能够听出你有些急切。因此,掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。
正确处理接电话过程中的各种情况。如果对方要找的人不在,应该说“他(她)恰好不在”,或者说“公务外出”,不要透露同事的去向。若有留言需转告,应该记录下来,以免忘记交给同事,或者因为事情太多而弄错电话内容。如果电话需要转接,应该说“好的,请稍等。”若分机无人接听转回总机,应该用第一次接电话的方式接听。如果电话中噪音比较大,听不清对方说话,应该直截了当的告诉对方“对不起,我听不清您讲话,请您再拨一遍。”有时办公室内恰好有客人在,电话铃声响起时,应该对客人礼貌的说明“对不起,我接个电话。”对自己没有及时接到的电话,应该在二十四小时以内给予回复,如果有特殊的情况没能及时回复,一定要向对方做一个简单的解释。
接电话的时间与挂断电话。商务电话不是“煲粥”,时间一般不应超过三分钟。挂断电话时,应该礼貌的说“再见”,并由打出电话的一方先挂断电话。