公司前台文员接电话礼仪(实用两篇)
前台的工作很多都是接待,但是不仅仅是当面的接待还有电话接待,那么你们知道电话的礼仪是怎样的吗?下面是百文网小编为大家整理的公司前台文员接电话礼仪,希望能够帮到大家哦!
前台文员接电话的礼貌用语
一)电话铃声一响,应尽快去接,最好是在想三声后接起,接电话应先自报家门,“您好,这里是X X公司×X部,请问找哪位?”;询问时应注意在适当的时候,根据对方的反应再委婉询问。一定不能用很生硬的语气说:“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。电话用语应文明、礼貌,态度应热情、谦和、诚恳,语调应平和、音量要适中。这样,对方就会对你乃至你的公司留下好印象。
(二)仔细倾听对方的讲话,把耳朵贴进话筒。为了表示你在专心聆听,并且已经理解,你还要不时地称“对”道“是”。以显示你给对方的积极的反馈。最好准备好纸和笔放在旁边,重要的内容应简明扼要地记录下来,同时,对着听筒重复对方的话,以检验是否理解得正确,如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。
(三)电话交谈完毕时,应尽量让对方结束对话,若确需要自己来结束,应解释、致歉。通话完毕后,应等对方放下话筒后,再轻轻地放下电话,以示尊重。
(四)选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间,因为这时打电话,对方往往急于下班,很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方办公室,若确有必要往对方家里打时,应注意避开吃饭或睡觉时间。
(五)首先通报自己的姓名、身份。必要时,应询问对方是否方便,在对方方便的情况下再开始交谈。
(六)在电话上谈生意,时问观念要强,要珍惜每分钟交谈的效果。更要注意声音的大小,以使对方听得清楚,这是很关键的。
(七)如果要把对方的话做成备忘录,最好是一边重复对方的话,一边做记录,最后把记录重复一遍,请对方确认。当然,电话的用语要谦虚恭敬。
(八)接到和自己业务不相关而又必须当场给予答复的电话,除非自己确实有完整的咨料.否则.决不可信口开河,妄做决定。与其信口开河以抓住客人,不如据实回答以保公司的信誉。
(九)不要在外面打电话做联络。万一真的有必要,通电话时应该避免让对方听到背景声音,例如咖啡店的音乐。另外,在没有联络到对方时,要采取主动再联络的方法,而不要请接电话者留话要对方打电话过来。
此外,文员作为公司的职员,在使用电话时务必注意以下几点禁忌:
1.不要在公司打私人电话;
2.少打长话。
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公司前台文员接电话礼仪
1.声音:吐字清晰、愉快、充满微笑的声音;
2.态度:尊敬、热情、亲切、客气、乐于服务;
3.姿势:保持正确的姿势,如同对方就在您面前一样;
4.铃响声之内,拿起电话机首先自报家门,然后再询问对方来电的意图等;
5.电话交流要认真理解对方意图,并对对方的谈话作必要的重复和附和,以示对对方的积极反馈;
6.应备有电话记录本,重要的电话应做记录;
7.电话内容讲完,应等对方结束谈话再以"再见"为结束语。对方放下话筒之后,自己再轻轻放下,以示对对方的尊敬;
8.礼貌用语
接听用语:接听电话:您好,掌上明珠。
基本礼貌用语:您好、请、谢谢、对不起、再见。
道歉语:对不起、请原谅、打忧您了、失礼了等。
征询语:请问您需要帮助吗?我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您……好吗?
9.具体接听、拨打规范:
接听电话
铃响三声以内必须接听电话;认真倾听对方的电话事由;中途若遇急事需要暂时中断与对方通话时,应先征得对方同意,并表示感谢;继续通话时,须向对方致歉;通话完毕,须等对方放下电话后,方可放下电话。
拨打电话
电话接通后,应首先向对方致以问候,如“您好”,并作自我介绍;使用敬语,交待清楚要找的人的姓名及要做的事;通话完毕时,应说“谢谢您(麻烦您),再见”。