打电话礼仪【合集2篇】
现代社会是一个文明的社会,注意自己的礼仪,可以给别人留下一个好的印象,打电话的人作为主动行为者,应该考虑到被动接听者的感受。下面是百文网小编为大家整理的打电话礼仪,希望能够帮到大家哦!
打电话要注意什么呢
一、不要在办公区打私人电话
一般来说,办公区内是不被允许打私人电话的,一方面影响了办公室的秩序,另一方面也泄露自己的私事。尤其是高声打电话,还边打边放肆的笑着,全办公室都能听到声音,反思下,这是多么不好的行为啊!如果遇到有急事可以小声的讲话或是转移到方便的区域接打。
二、及时接听电话
遵循“铃声不过三”的原则,铃响后马上拿起电话,会让对方感到唐突;超过三声则会让对方感到不耐烦、产生焦急情绪,试问你给别人打电话,老是没人接听,你自己是什么感受?同时,这也是缺乏效率的表现,容易给人留下懒散的印象。如电话确实不在身边或走不开造成不能及时接听,应在拿起电话后先向对方表示歉意,如“很抱歉,让你久等了”。
三、接听电话要注意语气
接通电话后,要带着喜悦的心情去交流,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃东西、嚼着口香糖等,即使是懒散的姿势对方也能够 “听”得出来。
好的语气具备以下条件:声调应是愉快的,语速应是较慢的,拥有能让对方产生共鸣的热心。
同时要注意文明用语,例如:
1.您好!这里是×××公司×××部(室),请问您找谁?
2.我就是,请问您是哪一位?……请讲。
3.请问您有什么事? (有什么能帮您?)
4.您放心,我会尽力办好这件事。
5.不用谢,这是我们应该做的。
6. ×××先生/女士不在,我可以替您转告吗? (请您稍后再来电话好吗?)
四、请对方先挂电话
当事情沟通完毕后,请对方先挂电话。要等对方挂断电话后再进行挂机,且挂机过程中小心轻放,万一对方忘了挂断电话,你挂电话的声音将会传过去,给人心里留下不好的印象。
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打电话礼仪
⑴ 不打无准备之电话。打电话时要有良好的精神状态,站着最好,坐着也行,但不要躺着,或歪靠在沙发上,那样势必发出慵懒的声音,更不能边吃东西边打电话。拿起听筒前,应明白通话后该说什么,思路要清晰,要点应明确。
⑵ 选择适当的通话时间。原则是尽量不打扰对方的作息。一般而言,三餐时间;早七点(假日八点)以前,晚十点以后;对方临出门上班时、临下班要回家时,都不宜打电话,除非万不得已的特殊情况。切忌半夜三更打电话,以免惊扰对方及其家人。通话时间也要控制,尽量长话短说。
⑶ 注意说话礼貌。音量要适中,以对方听得清晰为准。语速要稍缓,语气应平和,给对方以亲切感,但不可拿腔拿调、装腔作势。
一般而言,接通电话后,应立即作简要的问候、自我介绍并说出要求通话的人,切忌说“你知道我是谁吗?猜猜看!”之类的话。
打电话始终要用礼貌语,常用的有:“您好”、“我说清楚了吗”、“谢谢”、“再见”、“晚安”!
接电话的礼貌体现自身的教养和家庭或单位的风貌。拿起话筒,首先以礼貌用语,通报自己的单位名称。在办公室接电话,切忌旁若无人,影响他人工作。若是在家中,接电话时一声“您好”式的问候,对方就可回话了,若有必要,接着再作自我介绍。
如果对方要传呼张三,接听者应该热情地告诉对方,如:“好的,请稍候。”然后用手捂住受话器,或去请或直接把话筒递给张三。如果张三不在场,接听者应委婉地说:“需要转告吗”,“可以留下您的电话吗”,切忌以一声“不在”、“没看到”即挂断。
在电话机旁要备好纸和笔,以便随时记下对方的留言。接到打错的电话也要亲切地说:“对不起,您打错了”。
当电话交谈结束时,可询问对方,这既是尊重对方也是提醒对方,最后以“再见”之类的礼貌语结束。
放下话筒的动作也要轻缓。如果话音刚落,你就“啪”地一声扣上听筒,可能会使你前面的礼貌前功尽弃。一般是让尊者或由打电话方先放下自己的话筒。