办公电话礼仪培训
办公室是一个处理公司业务的场所,办公室的礼仪不仅是对同事的尊重和对公司文化的认同,更是为人处事,礼貌待人最直接的表现。在办公室遵守各项礼仪,是职场人士的基本要求,根本不需要被人刻意强调。下面是百文网小编为大家整理的办公电话礼仪培训,希望能够帮到大家哦!
办公电话礼仪培训
1、重要的第一声
声音清晰、亲切、悦耳,使用礼貌用语,“你好,某某公司”,应有“我代表公司、代表公司形象”的意识;不允许接电话以“喂,喂”或者一张嘴就不客气的说“你找谁呀”“你是谁呀”“有什么事儿啊”像查户口似的;接听电话是个人素质的直接体现,维护企业形象,树立办公新风,让我们从接听电话开始。
2、微笑接听电话
声音可以把你的表情传递给对方,笑是可以通过声音来感觉到的。
3、清晰明朗的声音
打电话过程中不可以吸烟、吃零食、打哈欠,如果你弯着腰靠在椅子上,对方也能听出你的声音是懒散的,无精打采的;通话中不可以与别人闲聊,不要让对方感到他在对方心中无足轻重;给予任何人同等的待遇,一视同仁,不卑不亢,这种公平的态度,容易为自己赢得朋友,也有利于公司良好待人接物形象宣传。
4、迅速准确的接听电话
在听到电话响时,如果附近没有人,我们应该以最快的速度拿起话筒;这样的态度是每个人应该拥有的,这样的习惯也是每个办公室工作人员都应该养成的;电话最好在响三声之内接听,长时间让对方等候是很不礼貌的行为;如果电话是在响了五声后才接起,请别忘记先向对方道歉“不好意思,让您久等了”。
5、认真做好电话记录
上班时间打来的电话都是与工作有关的,所以公司里每一个电话都很重要,即使对方要找的人不在,切忌只说“不在”,应做好电话记录;电话记录牢记5W1H原则,when何时,who何人来电,where事件地点,what何事,why为什么,原因,how如何做。电话记录简洁又完备,有赖于5W1H;不要抱怨接到的任何电话,那怕与你无关,做好记录是对同事的尊重,对工作的责任。永远不要对打来的电话说:我不知道!这是一种不负责任的表现。
6、挂电话的礼仪
通电话时,如果自己正在开会、会客,不宜长谈,或另有电话打进来,需要中止通话时,应说明原因,告之对方:“一有空,我马上打电话给您”,免得让对方认为我方厚此薄彼;中止电话时应恭候对方先放下电话,不宜“越位”抢先。一般下级要等上级先挂电话,晚辈要等长辈先挂电话,被叫等主叫先挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话,那是一种非常没有教养的表现;如遇上不识相的人打起电话没完没了,不宜说:“你说完了没有?我还有事呢”,最好委婉、含蓄,不要让对方难堪,应讲:“好吧,我不再占用您宝贵的时间了”“真不希望就此道别,不过以后希望有机会与您联络。”
7、如果接到拨错的电话
要保持风度,切勿发脾气,耍态度;确认对方打错电话,应先自报家门,然后告知电话打错了;如果对方道了歉,不要忘了说:“没关系”应对,不要教训人家,或抱怨。
拿起电话时应该这样做:
1、当接到电话时,尽量回答的礼貌得体,即使对方看不到你表情,也要保持微笑;
2、尽量在电话铃响三声之内接听;
3、在接到电话时首先要问候,如果接听电话晚了应该向客人道歉,问候时声音要有精神。然后自报家门,外线报哪个公司,内线报哪个部门;
4、注意倾听,并时不时的说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的短语;
5、如果是需要转接电话应该请客人等待并且尽快转接,如果是代听电话应主动询问客人是否需要留言或转告。留言要准确记录,并重复确认留言;
6、如果对方说了一些问题或事情应该及时记下来;
7、挂电话时要询问客人还有什么吩咐吗,表示对客人的尊重,没有事情就与客人道谢,感谢来电,说再见,等客人挂电话再挂下电话。
请不要这样做:
1、不要边吃东西边打电话,应该停止一切不必要的动作;
2、讲话的声音不要过大,声调不要太高;