职场电话接听和拨打礼仪介绍【汇编2篇】
在职场中,我们有一个需要注意的问题就是电话的问题,电话还分接听和拨打,你们知道他们要注意什么礼仪吗?下面是百文网为大家准备的电话接听和拨打礼仪,希望可以帮助大家!
拨打电话应注意的礼仪
1.打电话时要简短,而且声音要柔和。我们不知道别人有多忙,或甚至认为施压给他为理所当然,这是不对的。
千万不要浪费别人的时间。打电话时,要保持柔和、轻松和确实,并尽可能用最短的时间表达你的目的,然后结束。如果你遵循这个原则来打电话,别人会很乐意在办公室里接听你的电话。
2.打电话时,要注意周围的嘈杂声。例如电话的声响、旁人的谈话,或是你吃三明治所发出的声音。吃喝的杂声进入话筒后会扩大,这会令电话线彼端的人感觉烦躁。
3.如果你已经拨通电话,但是没联络上,应重新再拨。如果你已经拨了一通电话,但是没联络上,你应重新再拨,不管没联络上是谁的不对。如果你拨错了电话,不要对被你打扰的人发出不悦刺耳的声音,“啪”地挂掉电话。你应该迅速柔和地表达歉意:“非常抱歉,我打错电话了。请你不要见怪。”再挂掉电话。如果你表达了歉意,别人就不会心生愤恨了。
4.准时拨电话给忙人,这对他比较方便。如果你欲与某人联络,而直接打电话到办公室找他,一定要问:“这时候打电话给你方便吗?”如果时间不恰当,你可以重新约个时间再联络。他可能在赶时间,或是办公室里有客人,或是正在参与某项活动,所以没办法接听你的电话二也可能你打电话给他时他在,但是因为没有秘书,或者他有其他约会,因而不方便接电话,所以你一定要问他:“这时候打电话给你方便吗?”这是非常重要的事。
5.注意听对方在说些什么。当你接听电话时,不要一边看其他报纸,或是阅读放在桌上的一篇报告,否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高,他也不知道该怎么办,这样一来,谈话时间就会拉长,比原订长了很多。保持轻松,要有适当的间歇,这样电话就会愈快结束,当然也就愈能称心如意。其次,不要突然转身与办公室里的其他人说话,因而打断电话。当你料想必是你的电话时,你的注意力是与你交谈的人最在意的问题,你应该示意秘书或同仁去接听。同样的,当你约了别人来办公室商谈某事,却在这时候一直打电话,这种举动实在无礼且没效率。
6.打电话给外省市的人请求协助,应确定他是否该回电话。如果你打电话给外省市的某人,并请求协助,或者试图向他推销一个观念,你必须确定他是否该回你的电话。当然,电话费应该由你来付,而不是他。举例来说,如果你从纽约打电话到旧金山找某人,这个人正好不在办公室里,最好不要要求他回你的电话,否则你必须负担那笔昂贵的费用。你应该问明他何时会有空,然后再打电话给他,如果留言请他务必回你的电话,要声明由你付费(当对方请你回电话时,你可别以为电话费很便宜)。打长途电话恳求某事,一个小型企业的老板可付不赶这笔电话费呢!
7.对无趣的来电者要有礼貌。电话已经很普遍,你一定会经常接到推销东西的电话,要避开这些电话很不可能。来电者也许令你不舒服,因而遭到不必要的斥责。但他们通常是年轻人,才开始创业,斥责他们实在太残忍,因此当有人来电推销东西时,正确的处理方式是告诉他:“听着,我不需要任何中介服务或股票咨询。我的这个部门管理得不错,不过我还是很感激你的来电。你的声音很不错,我们也谈得很融洽,看得出来你很细心,我虽然帮不上忙,但仍祝你好运,希望你的业绩卓越!”然后挂掉电话。因为有如此的赞美,相信对方将会满心喜悦,而不会生闷气!
电话接听和拨打礼仪
接听电话礼仪要点:
1.在电话旁应该随时准备一些白纸和笔,当对方需要你记什么或者让你给上司传话,都可以快速准确记录下来,而不需传达有误,如果你事先没有准备好纸和笔,而要求对方等待,这是很不礼貌的行为。
2.接听电话的时候要专心,同时要停止其他事情或者是动作,不要边听电话边与旁边的人进行交谈,这一点要切记,你这样做会让对方感到你很不用心,从而也感到自己没有被尊重。
3.接听电话的时候要注意身姿正确,不要躺着或者是把脚放到台面上,因为身姿不正确也会影响声音的效果,加上身姿不正确也容易让电话滑落,会让对方感到十分不满意。
4.接听电话时最好是面带微笑,虽然别人看不见你的微笑,但是会从你的话语中感受到你的热情。
5.要在电话响三声之内接起电话,响了超过6声就要跟对方说声对不起。
拨打电话的礼仪:
1.拨打电话的时候要选择好时间段,如果不是十分重要的事情,请不要在休息、用餐的时间段给别人打电话,同时也不要在节假日打电话给对方。
2.要把握好通话时间,一般来说通话时间不应超过3分钟,这也就是“3分钟原则”。
3.如果对方并不知道你是谁的情况下,你应该要首先进行自我介绍。同时要多使用敬语。
以上就是接听电话和拨打电话的礼仪事项,做一个合格的职场人,这些细节不可以忽略。