商务拜访的礼仪细节【通用两篇】
拜访有事务性拜访、礼节性拜访和私人拜访三种,事务性拜访又分商务洽谈性拜访和专题交涉性拜访。以商务拜访为例,下面百文网小编简介一些拜访的礼仪细节。
商务接待礼仪的细节
接待来访的礼仪也颇为重要,应注意以下礼仪细节:
1.不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待来访者,要安排助理或相关人员接待客人,不能冷落来访者。
2.认真倾听来访者的叙述。来访者都是为办事而来,因此要尽量让来访者把话说完,并认真倾听。
3.对来访者的意见和观点不要轻率表态,应思考后再作答复,对一时不能作答的,要约定一个时间后再联系。
4.对能够马上答复的或立即可办理的事,应当现场给与答复,不要让来访者等待或再次来访。
5.正在接待来访者时,有电话打来或有新的来访者,应尽量让助理或他人办理或接待,以避免中断正在进行的接待。
6.对来访者的无理要求或错误意见,应有礼貌地拒绝,而不要刺激来访者,使其尴尬。
7.要结束接待,可婉言提出借口,也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。
商务拜访是当今最流行的一种办公形式,也是对礼仪要求比较多的活动之一。掌握好上述礼仪要领,将有助于商务工作顺利进行。
其它拜访礼仪与商务拜访礼仪基本相似,可共享。
商务拜访的礼仪细节
1、有约在先,不做不速之客
未曾约定的拜会,属失礼之举。拜访之前必须提前预约会面地点和时间,简单说明拜访的原因和目的,这是进行拜访活动的首要原则。尽量避免前往私人居所进行拜访,应避开节假日、用餐时间、过早、过晚的时间,及其它一切对方不方便的时间。
预约的语言、口气应该是友好、请求、商量式的,而不能是强求命令式的。因急事事先并无约定但又必须前往,相见时应立即致歉,并说明打搅的原因。
2、如期而至,不做失约之客
宾主双方约定了会面的具体时间,作为访问者应履约守时,如期而至。既不能随意变动时间,也不能迟到或早到,准时到达才最为得体。因故迟到,应向主人道歉。如不能如期赴约,必须提前通知对方,以便被拜访者重新安排工作。通知时一定要说明失约的原因,要向对方郑重其事地道歉,必要时还需约定下次拜访的日期、时间。
在对外交往中,更应严格遵守时间,有的国家安排拜访时间常以分为计算单位,如拜访迟到10 分钟,对方就会谢绝拜会。准时赴约是国际交往的基本要求。
3、商务拜访,先通报后进入
到达约见地点后,如没有直接见到被拜访对象,拜访者不得擅自闯入,必须经过通报后再进入。一般情况下,前往大型企业或机关拜访,首先要向负责接待人员交代自己的基本情况,待对方安排好后,再与被拜访者见面。如果被访人因故不能马上接待,应安静地等候,有抽烟习惯的人,要注意观察该场所是否有禁止吸烟的标示。如果等待时间过久,可向有关人员说明,或另定时间,不要显现出不耐烦。
4、衣冠整洁,仪表不可忽视
拜访做客要仪表端庄,以示对拜访者的敬重。做客时,夏天再热也不要乱脱、乱扔衣服。冬天再冷也应摘下帽子,有时还应脱下大衣和围巾,并切忌说“冷”,以免引起误会。
5、登门有礼,注意见面礼仪
切忌不拘小节,失礼失仪。如果双方是初次见面,拜访者必须主动向对方致意,简单地做自我介绍,然后热情大方地与被拜访者行握手之礼。倘若主人一方不止一人,则对对方的问候与行礼,在先后顺序上要合乎礼仪惯例。说到握手不得不强调一点,如果对方是长者、高职或女性,自己绝对不能先将手伸出去,这样有抬高自己之嫌,同样可视为对他人的不敬。
见面礼行过以后,在主人的引导之下,进入指定区域,待主人落座以后,自己再坐在指定的座位上。
6、举止有方,雅客方能受欢迎
拜访时要注意时刻以礼相待。古人云:“入其家者避其讳。”人们常说,主雅客来勤;反之,客雅方可受欢迎。交谈时,要慎择话题,切勿信口开河,出言无忌。不要自以为是地评论房间的陈设,不要谈论令人扫兴的事。应用心聆听对方谈话,不要随便插话或打断谈话。对于遇到的其他客人要表示尊重,友好相待。要讲究卫生,不要把对方的房间或办公区弄得烟雾腾腾,糖纸、果皮等杂物应放在垃圾盛放处。
7、开门见山,切忌海阔天空
谈话切忌啰嗦,简单的寒暄是必要的,但时间不宜过长。当对方发表意见时,应仔细倾听,待对方讲完以后再请求就不清楚问题给予解释。如果双方意见产生分歧,一定不能急躁,要时刻保持沉着冷静,避免破坏拜访气氛,影响拜访效果。
8、惜时如金,适时告辞,不做难辞之客。
在商务拜访过程中,时间为第一要素,不要因为自己停留的时间过长,从而打乱对方的既定日程。如果双方在拜访前已经设定了拜访时间,则必须把握好已规定的时间,如果时间没有具体要求,那么就要在最短的时间里讲清所有问题。一般情况下,礼节性的拜访,尤其是初次登门拜访,应控制在一刻钟至半小时之内。最长的拜访,通常也不宜超过两个小时。
要注意观察被访人的举止表情,适时而止,当被访人有不耐烦或有为难的表现时,应转换话题或口气,当被访人有结束会见的表示时,应立即起身告辞。辞行要果断,不要口动身不移。辞行时要向其他客人道别,出门后应请主人就此留步。有意邀主人回访,可在同主人握别时提出邀请。从对方的公司或家里出来后,切勿在回程的电梯及走廊中窃窃私语,以免被人误解。